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会议策划执行

  桌椅是最基本的设备,可以根据会议的需要摆成圆桌型或报告型,如果参加会议的人数较多,一般应采用报告型,不需要准备座位牌,如果参加会议的人比较少,一般采用圆桌型,并且要制作座位牌,即名牌,让与会人员方便就座。但是为了提高会议的档次及满足现代会议的需要,一般采用能重复使用的桌面智能终端,推进无纸化的进程,真正体现绿色会议,智能会议的需要。

  会议上的茶水饮料最好准备矿泉水,因为每个人的口味不一样,有的人喜欢喝茶,有的人喜欢喝饮料,还有的人喜欢喝咖啡,所以如果没有特别的要求,矿泉水是最能让每个人都接受的选择。

  签到簿的作用是帮助了解到会人员的多少,分别是谁,一方面使会议组织者能够查明是否有人缺席,另一方面能够使会议组织者根据签到簿安排下一步的工作,比如就餐、住宿等。印刷名册可以方便会议的主席和与会人员尽快地掌握各位参加会议的人员的相关资料,加深了解,彼此熟悉。

  在有的场合,与会人员需要在黑板或者白板上写字或画图,从而说明问题,虽然视听设备发展得很快,但是传统的表达方式依然受到很多人的喜爱,而且在黑板或白板上表述具有即兴、方便的特点。此外,粉笔、万能笔、板擦等配套的工具也必不可少。

  现代科技的发展带来了投影仪、幻灯机、录像机、镭射指示笔或指示棒等视听设备,给人们提供了极大的方便。在召开会议前,必须先检查各种设备是否能正常使用,如果要用幻灯机,则需要提前做好幻灯片。录音机和摄像机能够把会议的过程和内容完整记录下来,有时需要立即把会议的结论或建议打印出来,这时就需要准备一台小型的影印机或打印机。

  如果会议属于业务汇报或者产品介绍,那么有关的资料和样品是必不可少的。比如在介绍一种新产品时,单凭口头泛泛而谈是不能给人留下深刻印象的,如果给大家展示一个具体的样品,结合样品一一介绍它的特点和优点,那么给大家留下的印象就会深刻得多。

  为强化会议效果,许多会议将会标美化、渲染为会议背景板(采用喷绘画面),特别是一些特殊的如党代会等,采用喷绘背景板,可将党徽、旗帜等喷绘在画面上,从而节约会议成本和准备时间。但采用喷绘写真画面时,一定要注意采用环保材料,否则喷绘写真画面散发的刺鼻气味不仅影响会议氛围,对与会者,尤其是主席台就坐人员身体健康不利。

  会议有各种类型,不同的会议需要不同的环境,召开会议是要达到一定的目的和目标。因此第一个重要步骤是问清楚会议主办方的想法、目的、预算方方面面的信息,通过收集这些信息将避免下一步的策划构思偏离方向。

  从秘书到公司总裁,每个人多多少少都可能会参与会议的筹划,只不过有人是专职从事这项工作,有的是兼任此职,但无论参与者有多少,一定要确认一个有经验的项目负责人,想清楚策划的步骤、时间推进节点、人员的分工。如果思路不清晰,经验不到位,往往从策划的一开始,就会在众多的意见、指导中迷失方向。

  在你筹划的思路理清后,你最好向上司、会议主办人或会议主席描述一下会议的目的和要求达到的结果,如果你们的意见相符,你就可以做下一步的筹划了。

  会场的选择,直接关系到会议的风格、形式、规模、预算和档次,这也是随后进一步策划方案的基础,选择一个能让会议组织者和与会者都能满意的会议场所非常重要,面对众多的场所,到底怎样去选择呢?

  改革开放后,人民大会堂开始面向商业活动开放。为了突出会议的权威性,彰显企业的高端形象,建议企业举行重大会议活动选择高端场地。

  必须制作一个会议场所清单表,清单表上需注明会议要求的所有重要条件,便于各个场所的比较和选择。这一方面,也可以参考SINO-MEETING的会场搜索系统,该系统内的数据将对选择场地的过程,大大提高效率。

  比如研究和开发会议需要有利于沉思默想、灵感涌现的环境;重大的奖励、表彰型会议一定要有档次,要引人入胜;对于交易会和新产品展示会,需要选择有展示空间的场所,会场交通必须便利等等。

  考察场地非常重要,要做好充分的准备,要约见会议方及场地方都能做决策的人。这样有利以后解决可能出现的交易问题;要对会议中的重要流程和环节心中有数,在考察场地的时候,能问到的问题越多,今后出现风险的机率就越低。

  确定了场地,策划的工作就进入了快车道,通过以下步骤,整个会议策划方案就会很快出炉了:整体策划框架草拟,按照之前的工作和现有的所有信息,先把整个会议的流程和方案想象出来,越具体越好招开策划动脑会,这个会议上,你需要把专业的会议策划人士找来,比如SINO-MEETING;也要把主要的决策人员找来,在你的草拟方案基础上,展开讨论和动脑落稿-再讨论-修正-再讨论,一般,从第一稿的策划书到最后落实的方案,如果策划人员经验到位的线次往返讨论,就可以把方案细化到执行层面,是否到了细化到了执行面,关键要看是否已经拟出了“工作时间进程表”“任务分工表”“物品清单”“成本分析表”这几张最重要的执行文件。

  伴随着会议市场的发展,一些城市由于其各方面的条件的吸引,成为了炙手可热的会议举办目的地,一种新的城市发展模式诞生了,称之为会都模式,就是伴随会议市场发展而形成的会议产业聚集形式,是以会议接待为主导、拥有大规模会议设施、休闲度假项目和酒店接待能力的会议产业聚集场所,包括达到一定规模的会议型度假酒店或行政区域,按照会都影响力范围可分为国际型、国家型和区域型;按规模可分为城镇型和度假酒店型;按照规模,可以分为小型、中型、大型。

  1、旅游市场导向型:依附著名的旅游目的地或中转过境地,借该地观光旅游之势,依托旅游市场,导入会议需求,形成观光旅游型会议聚集,包括以会议方式存在的奖励旅游和福利旅游等。云安会都是一个典型案例。

  2、城市商务导向型:由大都市的商务会议市场需求拉动,产生聚集效应,形成商务接待与商务会议型会都,多位于经济繁华大都市郊区。

  3、资源支撑型:由特色、新奇或珍惜的资源所支撑,尤其是与休闲度假紧密相关的资源,如温泉、滑雪、滨海等,形成休闲度假目的地,其必需的周一至周五及淡季资源利用,形成了对会议市场的规模化开发,产生了会都聚集。

  达沃斯风光旖旎,景色如诗如画,是欧洲人心中的“人间天堂”。然而,世界经济论坛在此举行前,它只是个默默无名的小镇。自首届论坛以后,达沃斯举世瞩目,开了世界会议旅游史的先河。每年仅该论坛举办的几天内,达沃斯就可收入2000多万瑞士法郎。 达沃斯立足会议,与瑞士各大旅游名城走差异化路线,凭依经济论坛扬名后,进一步放大原有的“滑雪胜地”优势,依托会议带来的知名效应继续做大旅游市场。当地又把从会议上的盈利,继续投入到酒店、餐饮等旅游服务改善之中,形成旅游与会议相辅相成、互相促进的良好局面。如今,达沃斯这个小城要接待来自世界各地的230多万名游客。

  位于昆明这个中转过境地,依靠昆明乃至云南整个地区的旅游资源优势,形成以昆明为中心,辐射全省,连接东南亚,集旅游、观光、度假、娱乐为一体的旅游体系。

  中国的会议市场潜力巨大,会都模式已经并将发挥很大作用,争取做细、功能做全的同时,会都也将有新模式不断出现。如连锁型会都、大企业的附属会都、产业复合型会都和“会展之都”等。

  (1)、出发地至会务地的交通费用——包括航班、铁路、公路、客轮,以及目的地车站、机场、码头至住宿地的交通

  (2)、会议期间交通费用——主要是会务地交通费用,包括住宿地至会所的交通、会所到餐饮地点的交通、会所到商务交际场地的交通、商务考察交通以及其他与会人员可能使用的预定交通。

  (3)、欢送交通及返程交通——包括航班、铁路、公路、客轮及住宿地至机场、车站、港口交通费用。

  (1)、会议场地租金——通常而言,场地的租赁已经包含某些常用设施,譬如激光指示笔、音响系统、桌椅、主席台、白板或者黑板、油性笔、粉笔等,但一些非常规设施并不涵盖在内——比如投影设备、临时性的装饰物、展架等,需要加装非主席台发言线路时也可能需要另外的预算。

  (2)、会议设施租赁费用——此部分费用主要是租赁一些特殊设备,如投影仪、笔记本电脑、移动式同声翻译系统、会场展示系统、多媒体系统、摄录设备等,租赁时通常需要支付一定的使用保证金,租赁费用中包括设备的技术支持与维护费用。值得注意的是,在租赁时应对设备的各类功效参数作出具体要求(通常可向专业的会议服务公司咨询,以便获得最适宜的性价比),否则可能影响会议的进行。另外,这些会议设施由于品牌、产地及新旧不同,租赁的价格可能相差很大。

  (3)、会场布置费用——如果不是特殊要求,通常而言此部分费用包含在会场租赁费用中。如果有特殊要求,可以与专业的会议服务商协商。

  (4)、其他支持费用——这些支持通常包括广告及印刷、礼仪、秘书服务、运输与仓储、娱乐保健、媒介、公共关系等。基于这些支持均为临时性质,如果会议主办方分别寻找这些行业支持的话,其成本费用可能比市场行价要高,如果让专业会议服务商代理,将获得价格相对比较低廉且服务专业的支持。

  住宿的费用应该非常好理解——值得注意的只是住宿费里面有些价格是完全价格,而有点是需要另外加收政府税金的。对于会议而言,住宿费可能是主要的开支之一。找专业的会展服务商通常能获得较好的折扣。

  正常的住宿费除与酒店星级标准、房型等因素有关外,还与客房内开放的服务项目有关——譬如客房内的长途通讯、洗换、迷你吧酒水、一次性换洗衣物、互联网、水果提供等服务是否开放有关。会议主办方应明确酒店应当关闭或者开放的服务项目及范围。

  早餐通常是自助餐,当然也可以采取围桌式就餐,费用按人数计算即可(但考虑到会议就餐的特殊性及原材料的预备,所以预计就餐人数不得与实际就餐人数相差到15%,否则餐馆有理由拒绝按实际就餐人数结算——而改为按预定人数收取费用)

  中餐及午餐基本属于正餐,可以采取人数预算——自助餐形式,按桌预算——围桌式形式。如果主办方希望酒水消费自行采购而非由餐馆提供,餐馆可能会收取一定数量的服务费用。

  通常,如果在高星级酒店餐厅就餐,餐厅是谢绝主办方自行外带酒水消费的,如果可以外带酒水消费,餐厅通常需要加收服务费。在高星级酒店举办会议宴会,通常在基本消费水准的基础上加收15%左右的服务费。

  此项费用基本上是按人数预算的,预算时可提出不同时段茶歇的食物、饮料组合。承办者告知的茶歇价格通常包含服务人员费用,如果主办方需要非程序服务,可能需要而外的预算。通常情况下,茶歇的种类可分为西式与中式两种——西式基本上以咖啡、红茶、西式点心、水果等为主,中式则以开水、绿茶或者花茶、果茶、水果、咖啡、水果及点心为主。

  事实上,联谊酒会/舞会的预算可能比单独的宴会复杂,宴会只要设定好餐标与规模,预算很容易计算。但酒会/舞会的预算设计到场地与节目支持,其预算可能需要比较长的时间确认:

  除非在室外进行,否则视听设备的费用通常可以忽略。如果为了公共关系效果而不得不在室外进行,视听设备的预算就比较复杂,包括:

  通常可以选定节目后按场次计算——预算金额通常与节目表演难度及参与人数正相关。在适宜地点如果有固定的演出,那预算就很简单,与观看表演的人数正相关——专场或包场除外。

  杂费是指会展过程中一些临时性安排产生的费用,包括打印、临时运输及装卸、纪念品、模特与礼仪服务、临时道具、传真及其他通讯、快递服务、临时保健、翻译与向导、临时商务用车、汇兑等等。杂费的预算很难计划,通常可以在会务费用预算中增列不可预见费用作为机动处理。

  展览场地租赁:如果展览在固定的展览场地进行,那么展览场地的租赁预算通常按展位计算。国际标准展位面积通常为3mX3m,隔断高度在2.3m至2.5m之间。标配设施有射灯、椅子、资料桌、电源。展馆业主通常有下列设备可供租赁:展布支架、视听设备、多媒体设备、装饰用品、小型搬运工具等。

  如果是在其他公共场所举办展览(譬如市政广场或者体育场所等),那么场地租赁的预算就很难预测了——通常面议,按日计算,价格与场地人流集中度及展览时间(是否重要假日等)有关。

  不管什么样的会议或者展览,主办者当然希望适宜的对象(客户)参加。作为主办者,邀请的方式非常重要。通常情况下,邀请包括信息发布、回执处理、确认通知等3个程序。

  信息发布——从媒体上分有印刷品(包括邀请信函、组织文件、会议通知)、电子邮件、印刷媒介公告、电子媒介公告等几种形式。通常信息发布包括主题、时间、地点(暂定或者候选)、主要议程及安排、费用及标准等等,有些还附送会议(展)企划书,可以让参与者了解参加的意义及对会展的期望。

  回执——对于主办者来说,回执是对会展企划活动成功与否的判定标志之一。回执收到后,通常需要统计(在这之前,需要提醒的是回执单的设计非常重要,应当是合理且圆满的,应当包括如下信息——明确的人数、职务、性别、联系方式、预计到达目的地时间、迎送要求等等)、确认回执有效(通常以会务费用是否交纳为标志),接下来需要做的就是资源分配——主要是展位与酒店住宿的安排,回执确认即确认通知可以在这一切完成后发出。回执可以有多种形式——传真、信函、电子邮件、网路回执或者电话均可。回执需要注意的是,如果会展课题允许,应该考虑到参与者的特殊要求,譬如家属、随行人员、保健要求、交通代理、饮食习惯、住宿要求等,如果回执清楚,那么对会展的有序安排会起到很大帮助。

  确认通知——如果会务费用确认或者有其他方式可以确认,可以发出确认通知。同时发出的应该还有会展的确切地点、时间、议程、签到程序及会展注意事项等。

  如果是小型商务会议,签到相对简单,仅仅是名录登记。但如果是大型会议或者展览,那么签到就是一项复杂的工作。

  通常情况下,会议的签到与住宿安排连在一起。大型会议如果想要签到过程不出现混乱,必要的流程及准备是必须的——回执统计表、签到表格、引导及协助人员、住宿宾馆准确的房间数量及房间号、房间分配表、钥匙、标明入住者姓名及房号的小信封(内装客房钥匙,通常酒店可以提供)、入住酒店相对明显的路径指示、会议(展览)须知、会议(展览)详细日程、考察线路及参与方式、酒店功能开闭说明及付费标准、返程预定及确认、会务交通使用方式及付费标准等等。如果可能,尽量使用计算机作签到。一般情况下,签到服务人员应该不少于6人——工作时间应该根据会展参与人员抵达时间合理分配。

  一般而言,展览不统一安排餐饮(特邀嘉宾或者重要客户除外),会议通常统一安排餐饮。餐饮安排通常有两种形式——自助餐或者围桌餐。类别有中式、西式及清真系列。

  统一安排餐饮的会议,对于成本的控制非常重要,自助餐一般可以发餐券控制(很多酒店对于自助餐的开设有就餐人数的最低要求),可以事先制订餐标及餐谱,严格区分正式代表与随行人员、家属,特殊要求者可以和餐厅协商。围桌式餐饮安排比较复杂——特别是大型会议的时候。围桌式餐饮安排需要考虑的问题有:开餐时间、每桌人数、入餐凭证、同桌者安排、特殊饮食习惯者、酒水种类及付款等。需要提醒的是,会议前期考察时注意餐厅及用具的卫生情况,不能让就餐者出现健康问题。如果就餐者无法按时集合就餐,可采取那桌够人数那桌开席的做法,以保证就餐者的权益。

  交际/酒会通常在一个环境相对封闭且有特色的地方举行。涉及的环节有:乐队(或者音响、音源)、节目及演员、节目单、酒水、水果、点心、烧烤食品、道具、烧烤用具、司仪、交通工具、天气预报、第二方案、电器技师、保安人员、临时舞伴、助兴烟火、厨师、服务人员等。

  新闻发布会议形式包括记者招待会、新闻发布会、酒会等。一般来说,酒会更自由、随意一些,非正式一些,气氛也相对轻松一些,它可以单独召开,也可以附属于其它形式,比如,有的在招待会后举行酒会或茶会。记者招待会一般是专题性的,以“答记者问”为主要特色。另外,新闻发布会由公关负责人执行即可,而记者招待会一般有更高层次官员出席。在这些形式中,最为常见的是新闻发布会。

  一个发布会牵涉到方方面面,各项工作相互链接,相互联系,彼此交叉,必须统筹安排,多管齐下,同时进行,仅凭一己之力,殊难完成。

  建立组织的原则:一是“专业原则”,专业的人做专业的事,知人善任。比如,经销商的沟通,市场销售部门是对口部门。其中,专家、官员沟通一般要公关负责人、企业高层出面,不另设组。新闻界的沟通与资料的准备都是公关部门人员的专业特长,故新闻界的沟通也不另设组;二是“平衡原则”,因事设组,每个组的工作量相对平衡;三是“分工原则”,分工应该明确,职责分明,以防止互相推委的现象,另外,隶属分工和横向协作都要明确;四是“扁平原则”,一般在大型的活动中有多层次的“金字塔”结构,但在中型的活动中,不宜层级大多,以保证灵活机动,人员不要太多,精干、高效为要;五是“制度原则”,尽管是临时性组织,但一旦加入组织机构,人员就应受规章制度的约束。

  发布会通常牵涉到各个部门,一般来说,公司或组织得高层及分管副总会在筹委会中担任一定的职务。公司高层,甚至于最高领导人会有些讲话和表态。在整个活动中,相关部门人员的工作可能在时间上会与其日常工作相冲突,赢得各个部门的理解和支持很重要。

  时间的控制,一般以时间进度表(倒计时)的方式来表现。注意在安排的时间上要合理,同时要留有余地,一般来说,前面的时间、进度要安排得紧凑一些,保证后面有时间来调整、完善。

  整个活动是一个系统工程,流程管理是指在活动中各项工作内容之间的相互衔接、协调和配合关系及其有机组合的过程管理。比如在活动中,主题内容、意义确定才能确定议程、规格,规模、规格确定才能确定人数,人数确定才能落实场地,场地落实才能现场布置等等。流程管理使总协调人对于整个活动的各个部分有着清晰的认识,便于找出工作的关键点、重点、难点,一般以程序框图表现。

  1、会议议程策划安排大多数发布会整个过程就是讲话,念稿件,例行演示。实际上,尽管发布会是一个正式的会议,但可以做得更活跃一些,尤其是会议的开幕。

  在会议议程安排时,注意紧凑、连贯,从实践来看,一般控制在一到两个小时为宜。特别是发言的时间,演讲稿件字数应该控制在把问题讲清楚的长度,不宜太长,也不宜太短,实践中,15分钟到20分钟之间比较合适。

  2、主题策划发布会的主题,可以有多种取法,常见的是在主题中直接出现“XXX发布会”字样,也有的有一个大的主题,下面为正题,也有两者的结合。

  另外,按照国家新闻出版有关部门的规定,凡是主题中有“新闻”字样的发布会,须经国家新闻出版部门的审批。一般来说,实践中,很多企业略去“新闻”字样,采用其它称法。

  确定参会人员是一项很重要的工作,也是一个变化较多的因素,而它的变化将影响到整个发布会的规格与规模,进而影响发布会的各个因素。比如,重要人物的出席和缺席可能影响规格,或者方便起见,会议地点或会议的一部分内容改为机场、贵宾室进行,或者时间调整等。因此,这是总协调工作控制的“关键点”,宜重点来抓。

  参会人员的选择上,服务发布内容需要的原则,选择相关性强的人员参加。一般来说,官员都选择讲话较有份量的人物,而专家则是在该领域有建树或名气大的人。

  新闻记者则是发布会的重头,一般来说,先造一份拟邀请的名单,提前一周时间发出邀请函,然后电话落实。时间较突然的新闻事件可以采用电话和传真的方式。落实好后做好分类的统计工作。

  具体操作方案则是用于企业内部或者协助代理公关公司,指导整个活动的具体操作,一般比较详细,具体到每一个人每一步,甚至具体到胸卡的内容,时间上具体到分钟。一般会议人员人手一份。

  六、新闻通稿及相关资料准备提供给媒体的资料,一般以广告手提袋或文件袋的形式,整理妥当,按顺序摆放,再在新闻发布会前发放给新闻媒体,顺序依次为:

  1、消息稿。字数较短,一般在1000字以内,发布起来快,有的媒体在发布会结束不到一小时就已经出版。

  2、通讯稿。篇幅较长,内容充实,一般是深度分析,重点报道。消息不能讲清楚的背景等问题可以进行详细阐述。消息一般是一篇即可,通讯稿则可以从不同角度提供多篇,也可以以答记者问的形式表现。

  5、重要发言。对新闻记者有用的发言稿。比如,企业最高负责人的发言,技术、营销分管领导的发言等,有些有新闻价值的代表的发言也可以列入新闻记者的资料中,但是以对记者报道有益为标准。

  企业发布会有时要避开重大的事件、会议,比如“两会期间”版面较紧张,记者也大多有安排,时间上不能保证。有时则要趋近于某些时机,比如相关性大的时候,起到借势的效果。

  另外,在时间上,一般选择人们容易记起的日子,如节日,一月之月初、月末,也要避开一些禁忌日。如果是星期六、星期天或其他节假日,可以考虑在下午进行。

  会议厅容纳人数?主席台的大小?投影设备、电源?布景、胸部麦克风、远程麦克风?相关服务如何?住宿、酒品、食物、饮料的提供?价钱是否合理?有没有空间的浪费?等等,这些都要考虑。

  1、背景布置。主题背景板,内容含主题、会议日期,有的会写上召开城市,颜色、字体注意美观大方,颜色可以企业VI为基准。

  2、酒店外围布置,如酒店外横幅、竖幅、飘空汽球、拱形门等,各个酒店有所不同,有的允许,有的不允许。

  摆放方式:发布会一般是主席台加下面的课桌式摆放,有的非正式、讨论性质的会议是圆桌摆放式。注意确定主席台人员。不过,很多会议采用主席台只有主持人位发言席,贵宾坐于下面的第一排的方式。

  5、签到与迎接:一般在大堂、电梯口、转弯处有导引指示欢迎牌,一般酒店有这项服务。事先可请好礼仪小姐迎宾。一般会议会要求与会者留下名片,准备好“请赐名片”盒。

  现场控制是体现总协调人应变能力的一环,事实上,一个好的协调人会将工作做在前面:首先是预防变数的发生。比如平时做一些培训,事前做一些排练。从实践来看,现场的突变往往是因为沟通不畅,考虑不周,以及礼节上的疏忽。应该重点重视这些方面;其次,要在事前准备好备选方案;再次,注意积累现场的灵活应变的处理技巧。

  对于前来的官员、经销商要有人陪同和沟通,对于前来的记者,应该一视同仁,不能对A媒体公开某些情况而对B媒体则保密。对于记者个人挖掘的新闻一般不宜转告他人。

  在气氛的控制上,总协调人处于一个平衡的“重心”上,气氛轻松活泼,与会者的心情也会舒畅。另外一个重要因素是主持人,如果是自己主持则会好一些,但往往是分身乏术,因此在发布会中,需要提前安排好一些事情,事先要与主持充分沟通,让他(她)对整个会议的风格有个大致的了解与把握。

  在产品的演示讲解过程中,可以用一些现代科技手段,结合做好的示意图、三维图形、录相、幻灯片等,以助与会者的理解。

  在国内,大多数记者不会提恶意刁难的问题,有时连善意刁难的问题都少涉及到,往往觉得太不精彩。事实上,提问能够反映记者对会议内容理解、把握的广度和深度,是记者站在大众的立场提出争议点、重点、难点和大众关心的“点”,更有助于传播。

  发布会前一般会准备记者答问备忘提纲,并在事先取得一致意见,尤其是主答和辅助答问者要取得共识。

  在发布会的过程中,对于记者的提问应该认真作答,对于无关或过长的提问则可以委婉礼貌地制止,对于涉及到企业秘密的问题,有的可以直接、礼貌地告诉它是企业机密,一般来说,记者也可以理解,有的则可以委婉作答。不宜采取“无可奉告”的方式。对于复杂而需要大量的解释的问题,可以先简单答出要点,邀请其在会后探讨。

  整个会议应有正式的结尾。如果发布会安排在晚餐或午餐前结束,则应该有酒会或自助宴会等,在会议结束时,由主持人通知时间与地点。

  研讨型会议通常专业性较强,参与的人数不是很多,除非是行业标准讨论,一般不会超过100人。这类研讨会的关键点是会场及地点选择。

  会场——除一般性的主会场外,通常需要一些小型会所以便分组讨论。主会场的布置除保留主持人外,其他座位应当体现平等精神,发言用的麦克风应该每个座位都有——除非人数小于15人。

  关于地点,通常选择相对封闭、安静、利于保密的地点,最好能在郊区环境优美会所——应当满足夜间娱乐休闲、团队精神训练、场景变换、交通相对方便等要求。

  培训会议也是专业型会议,通常是企业内部或者教育部门举办。除带有研讨性质外,更多的是技能交流及知识传授,所以培训会议对场地的要求相对较高——除了一般的封闭式会场外,应该还有各类拓展训练设施或者场地,可能的话还应该有高品质的休闲放松场地。培训会议的关键点:场地、培训设施及培训师。

  社团会议通常为纯会议,往往需要发布一些宣言或者决议之类的书面信息。所以社团会议经常配合新闻发布会举行。举行此类会议,表决设施、现场会员排序及会场控制是关键。作预算的时候应当考虑新闻传媒成本——包括记者的邀请、交通、住宿及餐饮安排等。

  此类会议多为公开性会议,系列分会将是此类会议的特点,所以会议场所的选择非常重要,基本要求是可以分割或者主会场附带小会场,对会议设施要求也比较高——同声传译、传媒记者招待、多媒体、视频直播以及讨论场地等均有可能要求提供。此外,如果会议主办地的会场不能满足几种分割要求,那么会务交通就成为需要重点考虑的内容。

  此类会议实际上兼有展览性质,因此会场的要求相对特别。理想的场地应该是专门的展览馆或者会展中心,带有商务会所或者类似场地则再完美不过。如果是小型订货交流会,可以设立在大型商务型酒店。组织或者代理此类会议的关键点是:场地选择、会场控制、展览布置。

  所谓秘书服务指向会展主办方提供各类文秘、勤杂、临时采购、临时司乘、向导等服务。这些服务通常是临时或者按时提供的,在预算时通常按类别笼统计算,不在细分——可以按不可预计费用或者按其他类别计算。如果通过代理公司操作,那么告诉代理公司作好随时服务的准备很有必要。代理公司与主办方之间的最后服务费用核算将通过双方指定的联络人互相签单认可,由双方财务或者相关人员核定。

  茶歇对于一般的大型会议而言可能不需要,中、小型会议,特别是公司或者组织高层会议,会间茶歇是很重要的。茶歇的定义就是为会间休息兼气氛调节而设置的小型简易茶话会,当然提供的饮品可能不限于中国茶,点心也不限于是中国点心。

  通常茶歇的准备包括点心要求、饮品要求、摆饰要求、服务及茶歇开放时间要求等等,一般不同时段可以更换不同的饮品、点心组合。大致上茶歇的分类是中式与西式。中式的饮品包括矿泉水、开水、绿茶、花茶、红茶、奶茶、果茶、罐装饮料、微量酒精饮料,点心一般是各类糕点、饼干、袋装食品、时令水果、花式果盘等等。西式茶歇饮品一般包括各式咖啡、矿泉水、低度酒精饮料、罐装饮料、红茶、果茶、牛奶、果汁等等,点心有蛋糕、各类甜品、糕点、水果、花式果盘,有的还有中式糕点。

  可能有的人认为翻译只是传声筒,是一个工具,所以会议翻译的安排就如同其他道具那样很简单,只要 “采购”就可以了。其实,翻译是工具不假,但翻译是个特殊的工具,是担负思想传递的具有思维方式的人(有时候还是会谈僵局的润滑剂或者缓冲剂)。所以翻译,特别是临时聘请的翻译值得认真对待。

  很多所谓翻译不是通才(换言之,除翻译者本身已经掌握的知识外,可能对其他领域的连概念都没有),而会议涉及的专业术语往往很多,而且通常是很生僻的单词或者组合词,因此提前沟通十分必要。再者,应当告诉翻译发言者通常的语速,有条件的可以把以往的映像资料交给翻译,让其熟悉一下,并告诉翻译本次会议大致的研讨或者涉及的内容。当然为了商业秘密不外泻,对翻译必要的约束是应该的——通常以书面形式约定在多长时间内接触机密的翻译不得对外界透露,在此期间内雇用方有权要求翻译保密,并有权要求翻译赔偿由于泄密而带来的损失。

  重要的国际性会议、行业重要会议、知名公司全球或者大区会议,参与者通常人数较多,身份较高,如果在主办者所在地,车辆调度可能不成问题,如果在异地举办,那么车辆调度就值得好好研究。通常,异地举办会议基本上委托当地专业机构代理,车辆调度涉及到主办者与代理方的沟通,还涉及到会议举办地的车源问题。对于主办方,通常只提出用车要求及安排要求,而代理公司则要考虑时间安排、预定的合理车辆数量、行走时间及线路等等。因此,主办方应该提前告诉代理方相对准确的与会者抵达时间、人数、此时间段内抵达客人的身份及车辆使用标准,并告诉代理方如果出现与预告情形不符时希望采取的弥补措施及愿意为此承担的代价。

  一般情形下,健康保障不需要列入会议或者展览企划。但对于特殊会议如有高龄知名学者、身体残疾专家或者政府官员参加的一些会议,那么健康保障就应该纳入会议企划内。主要内容包括举办地医疗信息的收集、特色专科分布、急救车辆呼叫及费用支付办法、常用药品少量采购、无障碍通道及洗浴卫生设备的改造等等。

  组织展览需要办理保险。展览会组织者一般不负责展出者展品的丢失、损坏和人员的伤亡事故,以及在展台内发生的第三者伤亡事故。因此,展出者需要自行安排保险。保险涉及投保险种、投保金额、投保期限等问题。保险不仅涉及展品和运输,还涉及展台人员、参观者等。

  展览涉及的险种比一般人想象的多,包括展览会取消险、展览会推迟险、政治险、雇工责任险、运输险、战争险、火险、盗窃险、破损险、人身伤害险、公众责任险、人身事故险、个人财产丢失险、医疗保险等,名目繁多,比较冷僻的险种有展览会附属研讨会主要发言人未出场险。但是,展出者没有必要投保所有险种,根据规定和需要选择险种投保。基本险包括展品、运输、人身、第三者有关险种。展览会组织者、运输公司、施工管理部门等会规定了一些强制性的保险要求,这些规定应予以执行。此外,展出者可以根据自己的实际需要办理其他险种。对于展出者,主要投保险以及办理投保需要注意事项如下:展品和道具险,保期要包括运输和展览会过程。投保险种有展品的盗窃险、道具的火险等。

  运输险,为安排展品在动输和展览过程中的保险。在展品发运并取得提单后,按清册价办理保险手续。一般办理一切险,并取得保险单。保险期从货物在国内仓库发运至运回国内仓库止。分保业务可交由承保行办理。其他险种根据强制性的保险要求以及实际需要视具体情况决定,比如战争险。在运输途中货物发生破损丢失,应设法向事故责任方取得理赔单证。若无法取得理赔单证,则要求责任方写证明书。受损方填写受损报告书,连同索赔清单交承保公司办理索赔手续。索赔期一般为一年。

  第三者责任险,为防止施工期间施工人员的事故、防止参观期间参观者的意外伤害,比如展架倒塌压伤参观者,应在展览施工和展出期间投保第三者责任险。

  展出人员险,包括医保险、人身事故险、个人财产丢失险等。比如,飞机还未能达到百分之百的安全,因此,有些展出者为其展台人员办理乘坐飞机的人身险。这是在飞机票价内的保险之外加办的保险,万一出现事故,事故受损方将获航空公司和保险公司两笔赔偿。

  保险应当是展览业人士所掌握的业务,大部分展览保险是展出者概括成运输、施工等规定条款听取保险公司建议后安排的。展出者一般可以使用有长期关系的保险公司。如果展览会所在地有规定必须使用指定保险公司,在了解清楚后




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